Reboarding: de vergeten fase in de employee journey

We kennen allemaal wel het begrip onboarding. De fase waarin een nieuwe medewerker welkom wordt geheten, wordt ingewerkt en onderdeel wordt van de organisatiecultuur. Tijdens de coronapandemie kwam er een nieuw begrip bij: reboarding. Dat was toen vooral gericht op medewerkers die na een lange periode thuiswerken weer terugkeerden naar het werk. Maar reboarding is veel meer dan dat. Het is een vaak vergeten, maar onmisbare fase in de employee journey, die zich voordoet in allerlei situaties waarin mensen terugkeren naar het werk of van rol veranderen.

Wat is reboarding?

Reboarding is het proces én het ritueel waarin een medewerker opnieuw welkom wordt geheten en ondersteund wordt bij het terugkeren in de organisatie, het team of de functie. Waar onboarding draait om nieuwe medewerkers, richt reboarding zich juist op bestaande medewerkers.

Het gaat bij reboarding niet alleen om praktische zaken, zoals een (her)inwerkprogramma of een update over veranderingen. Het gaat ook om aandacht, erkenning en het creëren van een zachte landing. Iemand weer écht laten landen op de plek waar hij of zij weer aan de slag gaat.

Wanneer speelt reboarding een rol?

Reboarding komt in allerlei situaties voor. Denk bijvoorbeeld aan:

• Na verlof: Langdurige ziekte, mantelzorg of een sabbatical. Medewerkers keren terug na een periode van afwezigheid en moeten weer worden ingewerkt in (nieuwe) werkprocessen, teams en de organisatiecultuur. Zeker bij ziekteverlof heeft deze periode vaak ook een mentale en fysieke impact gehad.  
• Na rouwverlof: Terugkeren na verlies vraagt om extra aandacht en ondersteuning, omdat rouw niet in dagen te vangen is en heel persoonlijk is. Dit is rouw bij het verlies van een dierbare, maar ook rouw bij een miskraam, scheiding of levend verlies (bijvoorbeeld dementie van een ouder).
• Na zwangerschap: Vrouwen die terugkeren na zwangerschapsverlof, en ook partners na ouderschapsverlof, hebben vaak een andere focus en behoeften. Reboarding helpt hen om werk en privé in balans te brengen.
• Na een functiewissel: Wanneer iemand intern doorstroomt naar een andere rol, is er vaak behoefte aan een goede start met uitleg over de taken en introductie met de nieuwe collega’s. Ook hier is reboarding waardevol.

Waarom is reboarding belangrijk?

Je huidige medewerkers zijn je beste ambassadeurs, mits je ze goed behandeld. Reboarding is belangrijk om te voorkomen dat mensen uitvallen, omdat ze niet goed terugkeren, niet meer op de juiste plek zitten of niet wordt meegedacht met hun situatie. Ook wil je voorkomen dat mensen weggaan, zeker de mensen die al langer bij je organisatie werken en veel kennis en kunde hebben.

Uit cijfers blijkt bijvoorbeeld dat 38% van de vrouwen binnen het eerste jaar na het krijgen van een kind hun werkgever verlaat. En 65% van de vrouwen heeft negatieve ervaringen bij terugkomst na haar verlof (cijfers via Verlofhub). Ook laten cijfers zien dat 1 op de 10 rouwende medewerkers een burn-out krijgt door de combinatie van werk, rouw en onvoldoende inzicht vanuit de werkgever (Bron: Ik ben er van Annemiek Dogan).

De winst van een goede reboarding

Veel organisaties focussen op onboarding, maar vergeten vaak de kracht van een goed reboardingproces. En dat is zonde, want:

• Medewerkers voelen zich erkend en gesteund: Zeker na een langdurige afwezigheid of impactvolle verandering is het belangrijk dat iemand merkt dat zijn of haar terugkeer serieus genomen wordt.
• Snellere en betere integratie: Door gericht te reboarden, kan een medewerker sneller weer productief en betrokken zijn.
• Verhoogde loyaliteit en motivatie: Een goede reboarding laat zien dat de organisatie geeft om haar medewerkers en hun welzijn.
• Vermindering van stress en onzekerheid: Terugkeren naar werk is soms spannend, vooral na emotionele of grote levensveranderingen. Reboarding zorgt voor duidelijkheid en zekerheid.

6 bouwstenen voor een goed reboardingproces

1. Persoonlijke aandacht: Neem contact op vóór de terugkeer, vraag hoe het gaat en wat de wensen zijn.
2. Updates: Zorg dat de medewerker op de hoogte is van nieuwe ontwikkelingen, tools en werkwijzen.
3. Wederzijdse verwachtingen bespreken: Wat kan de medewerker verwachten en wat verwacht de organisatie?
4. Ondersteuning bieden: Bijvoorbeeld coaching, een buddy, of flexibele werktijden.
5. Welkomstmoment: Organiseer een informele welkomssessie met het team, een lunch of een kennismakingsmoment bij functiewissel.
6. Follow-up: Plan na een paar weken een check-in om te horen hoe het gaat en waar nog behoefte aan is.

Zorg dat het proces past bij waar je voor staat als werkgever. Een duidelijke werkgeversvisie met bijbehorende waarden maken dat je makkelijker keuzes kunt maken wat je wel en niet doet, en dat ook collega’s en leidinggevenden weten wat er van hen verwacht wordt.

Maak van reboarding een prioriteit

Reboarding is geen luxe, maar een essentieel onderdeel van een moderne, mensgerichte organisatie. Of het nu gaat om terugkeer na verlof, rouw, zwangerschap of een functieverandering: met een goed doordacht reboardingtraject vergroot je de betrokkenheid van je medewerkers.

Verder bouwen aan een sterke employee journey?

Reboarding is slechts één van de momenten waarop je écht het verschil kunt maken voor je medewerkers. Wil je inzicht in alle fases van de employee journey en waar kansen liggen voor verbetering? Download de gratis checklist Employee Journey en ga gericht aan de slag met elke stap.